クライアントに請求書を送ったのに、なかなか入金されず、確認してみると「現在、経理処理待ちです」と言われた……。
ITフリーランスとして仕事をしていると、このような状況になることがあります。
クライアント側では、請求書の確認や社内承認、経理部門への処理依頼など、さまざまな手続きが必要になる場合があります。
そのため、請求書を送ったからといって、すぐに支払い処理が完了するとは限りません。
しかし、こちらとしては入金を待っている間にも、税金や外注費、生活費などの支払いがあります。
「いつまで待てばいいの？」
「本当に入金されるのだろうか？」
「支払いの方が先に来てしまう……」
と不安になることもあるでしょう。
この記事では、クライアントから「経理処理待ち」と言われたときに確認したいことや、入金予定日の確認方法、入金が遅れて資金繰りが苦しくなった場合の対処法について、ITフリーランス向けに分かりやすく解説します。
経理処理待ちで入金されないのは、どんな状況なのか?
「経理処理待ちです」
そう言われて、なんとなく納得したような、それでいてモヤモヤした気持ちになったことはないでしょうか。
クライアント社内の経理処理が完了していない状態
経理処理待ちという言葉は、一見すると特別な問題があるようには聞こえません。
しかし、実際にどういう状態を指しているのか、正確に理解している方は意外と少ないかもしれません。
これは、
- あなたが送った請求書が、クライアントの社内で
- 確認・承認・支払い手続きといった、一連のプロセスの途中にある
という状態を指しています。
つまり、支払う意思がないわけではなく、社内の事務的な処理が、まだ完了していないだけ、というケースがほとんどです。
「拒否されているわけではない」と分かっても、実際に入金がないことに変わりはなく、モヤモヤした気持ちが残るのも当然です。
請求書を送っていても、すぐに支払い処理されるとは限らない
請求書を送れば、すぐに支払われる。
そう思ってしまいがちですが、実際には、請求書はあくまで「支払い処理を開始するためのきっかけ」にすぎません。
- 担当者が内容を確認する
- 社内の承認フローを通す
- 経理部門が処理を行う
- 実際の振込手続きが行われる
こうした複数の工程を経て、はじめて入金にたどり着きます。
請求書を送った時点は、まだこの工程の入り口に立ったばかりだと考えておく必要があります。
経理の締め日や支払日によって入金時期が決まることもある
多くの企業では、経理処理そのものにも、決まったサイクルがあります。
- 「毎月〇日までに確認が取れたものを、その月の支払い分としてまとめる」
- 「支払い処理は、月に1回、決まった日にまとめて行う」
このような社内ルールがある場合、たとえ請求書の内容に問題がなかったとしても、経理処理のタイミングによっては、支払いまでに一定の時間がかかることがあります。
「確認は終わっているはずなのに、なぜかまだ入金されない」という場合、こうした社内の処理サイクルが関係していることも少なくありません。
クライアントの経理処理で入金が遅れるのはなぜ?
「具体的に、社内のどこで止まってしまっているのか」
ここでは、よくある原因を整理してみます。
請求書の確認や社内承認に時間がかかっている
多くの企業では、請求書の内容を確認し、支払ってよいものかどうかを承認するフローがあります。
- 発注内容と請求内容が一致しているかの確認
- 上長や関連部署による承認
この確認・承認のプロセスに、想定より時間がかかっているケースがあります。
特に、承認者が出張や休暇で不在の場合、その間、処理そのものが止まってしまうこともあります。
経理部門への処理依頼が遅れている
案件を担当している現場の担当者が、経理部門へ処理を依頼するタイミングが遅れているケースもあります。
- 担当者が忙しく、処理依頼が後回しになっている
- 「あとでまとめて依頼しよう」と考えていて、対応が遅くなっている
現場の担当者からすれば、悪気があるわけではなく、単純に優先順位が下がってしまっているだけ、ということも少なくありません。
締め日をまたいでしまった
これまでの記事でも触れてきたように、経理処理にも締め日が存在します。
- 締め日までに処理が完了しなかった
- その結果、翌月の処理サイクルに回されてしまった
社内での確認自体は進んでいたとしても、締め日という区切りをまたいでしまうと、支払いはまるごと1サイクル後ろ倒しになってしまいます。
担当者と経理部門の連携がうまくいっていない
案件を管理する現場担当者と、実際に支払い処理を行う経理担当者は、多くの場合、別々の立場です。
- 現場担当者は「経理側で処理してくれるはず」と思っている
- 経理担当者は「現場からの依頼がまだ来ていない」と思っている
このように、お互いが「相手が動くはず」と思い込んでしまうことで、結果的に誰も動かないまま、時間だけが過ぎてしまうケースがあります。
請求内容について確認が必要になっている
請求書の内容に、何らかの疑問点がある場合、経理側で確認作業が発生し、その分、処理が止まってしまうことがあります。
- 発注時の条件と、請求金額に差異がある
- 記載内容について、社内で確認が必要な項目がある
この場合、あなた自身に大きな落ち度がなくても、確認のためのやり取りが発生し、結果的に処理が長引いてしまうことがあります。
経理処理待ちと言われたら、まず何を確認する?
「経理処理待ちです」と言われたとき、何もせずに待つのではなく、確認しておきたいことがあります。
請求書がクライアントに届いているか確認する
まず、基本的なところですが、請求書がきちんと届いているかどうかを確認します。
- 送付先のメールアドレスや住所に誤りはなかったか
- 送信エラーや、迷惑メールフォルダへの振り分けが起きていないか
「経理処理待ち」という回答があった時点で、届いていること自体は確認できていることが多いですが、初めのやり取りの段階では、この点も念のため確認しておくと安心です。
請求内容に問題がないか確認する
処理が止まっている原因が、内容面での確認事項ではないかを確認します。
- 金額や消費税の記載に、疑問点はないか
- 発注内容と請求内容にズレがないか
「特に問題ありません」という回答であれば、あとは社内プロセスの進行を待つ形になりますが、もし確認事項がある場合は、早めに対応することで、処理をスムーズに進められます。
いつ経理処理が完了する予定なのか確認する
クライアント側の「経理処理待ちです」という回答だけで終わらせず、「経理処理は、いつ頃完了する見込みなのか」について、具体的な見通しを確認しておきます。
「分かりません」という回答であっても、確認を依頼したという事実が残ることで、社内での優先度が上がることもあります。
具体的な入金予定日を確認する
経理処理の完了見込みとあわせて、実際の入金予定日についても確認しておきます。
- 処理が完了した後、実際の振込はいつ頃になるのか
- 通常の支払いサイクルに乗るのか、それとも個別対応になるのか
「なんとなく近いうちに」ではなく、できる限り具体的な日付を確認しておくことで、その後の資金繰りの見通しを立てやすくなります。
担当者だけでなく経理担当への確認が必要か確認する
やり取りしている相手が、案件の現場担当者である場合、その担当者だけでは状況を把握しきれていない可能性もあります。
「念のため、経理担当の方にも状況を確認していただくことは可能でしょうか？」と聞いてみて、
確認の範囲を広げてもらうよう依頼することも、状況を早く把握するために有効です。
経理処理待ちの入金が遅れているときの連絡方法
確認すべきことが分かったところで、次は実際の伝え方について整理します。
まずは丁寧に処理状況を確認する
最初の連絡では、相手を責めるような言い方ではなく、状況を確認する姿勢で伝えることが大切です。
「お世話になっております。〇月〇日にお送りした請求書の件で、現在の処理状況を確認させていただけますでしょうか？」
このように、事実確認をベースにした、丁寧な聞き方を心がけます。
多くの場合、経理処理の遅れは、意図的なものではなく、社内の事情によるものです。
穏やかな確認の姿勢の方が、相手も答えやすく、結果としてスムーズなやり取りにつながります。
支払予定日を過ぎている場合は明確に確認する
契約上の支払予定日を、すでに過ぎている場合は、その事実をはっきりと伝えたうえで確認します。
「契約上の支払予定日は〇月〇日でしたが、現時点でまだ入金が確認できておりません。状況をお伺いできますでしょうか？」
日付や事実を具体的に伝えることで、相手側も状況を正確に把握しやすくなります。
曖昧にせず、事実として明確に伝えることが大切です。
資金繰りへの影響がある場合は早めに伝える
入金の遅れが、実際に自分の資金繰りに影響を及ぼしている場合は、その旨も正直に伝えて構いません。
「恐れ入りますが、当方の資金繰りの都合もございますので、なるべく早めに状況をご確認いただけますと幸いです。」といった形で、事情を伝えることは、決して恥ずかしいことではありません。
むしろ、緊急性を伝えることで、社内での対応が優先される場合もあります。
何度も入金が遅れる場合は今後の取引条件を見直す
同じクライアントとの取引で、経理処理の遅れが度重なる場合は、今後の取引条件そのものを見直すことも検討します。
- 支払いサイトを短くしてもらえないか相談する
- 請求書の提出方法や、確認プロセスについて、あらかじめすり合わせておく
一度や二度の遅れであれば、事情によるものと捉えられますが、繰り返し発生するようであれば、今後の資金繰りを守るためにも、条件面の見直しを検討する価値があります。
経理処理待ちで入金が遅れ、資金繰りが苦しいときは?
クライアント側に状況を確認しながらも、その間の資金繰りは、現実の問題として向き合う必要があります。
今後の入金予定と支払い予定を整理する
まず取り組みたいのは、状況を数字で整理することです。
- 遅れている入金は、いくらか
- 他に、確定している入金予定はあるか
- これから発生する支払い予定は、いつ・いくらか
漠然とした不安のままにせず、具体的な数字で把握することで、対応の方向性が見えやすくなります。
他の案件からの入金で対応できるか確認する
複数の案件を抱えている場合は、遅れている入金以外に、近いうちに予定されている入金がないかも確認します。
- 他のクライアントからの入金予定日
- その金額で、当面の支払いをまかなえそうか
「この入金が遅れても、別の入金でカバーできる」と分かれば、それだけで気持ちの余裕も変わってきます。
支払いを優先順位に分けて整理する
資金に限りがある場合は、支払わなければならないものを、優先順位に分けて整理することも大切です。
- 税金や社会保険料など、遅延によるペナルティが大きいもの
- 外注先への支払いなど、信頼関係に関わるもの
- 後回しにしても大きな影響が出にくいもの
すべてを同じタイミングで支払おうとするのではなく、優先度に応じて順番をつけることで、限られた資金の中でも、最悪の事態を避けやすくなります。
入金前の売掛金を活用する方法もある
他の入金予定でもカバーしきれない場合、資金調達という選択肢も出てきます。
- カードローンなどの借入
- 家族や知人への相談
- すでに発生している売上を、早期に現金化する方法
このうち、「遅れているクライアント以外にも、確定している別の請求書がある」という場合には、その請求書を早期に現金化するという方法も、選択肢のひとつになります。
遅れている入金そのものを早めることはできなくても、他の確定した売上を活用することで、資金繰りを立て直せる場合があります。
この方法については、記事の最後でお伝えします。
【まとめ】経理処理待ちでも、入金予定日を確認して資金繰りを管理しよう
ここまで、クライアントの経理処理待ちによって入金が遅れる理由と、その対処法について見てきました。
あらためて振り返ると、
- 「経理処理待ち」は、支払う意思がないわけではなく、社内の事務処理が途中の状態
- 承認フローの遅れや、締め日、担当者間の連携不足など、原因はさまざま
- 「経理処理待ちです」で終わらせず、完了見込みと具体的な入金予定日を確認することが大切
- 連絡は事実確認をベースに、丁寧かつ具体的に伝えることが効果的
- 遅れが度重なる場合は、今後の取引条件の見直しも検討する
- 資金繰りが厳しいときは、他の入金予定や優先順位の整理、売掛金の早期資金化など、複数の選択肢がある
ということが見えてきたのではないでしょうか。
「経理処理待ち」という言葉だけを聞くと、こちらからは何もできないように感じてしまうかもしれません。
しかし、実際には、状況を具体的に確認して見通しを把握することで、できることは決して少なくありません。
「催促するのは気が引ける」と感じるかもしれませんが、支払期日を確認することは、ビジネス上ごく当たり前のやり取りです。
ちょっとした確認によって最悪の事態を回避できることもあるので、できることはやっておくという考え方が重要になります。
「なんとなく苦しいけど、理由が分からなかった」という方に、少しでもお役に立てたなら、幸いです。
その選択肢のひとつが、請求書をもとに入金前の売掛金を早期に現金化する「ファクタリング」です。
「でも、どういう仕組みなの？」
「本当に自分でも利用できるの？」
「手数料やデメリットはないの？」
そんな疑問を持つ方に向けて、ファクタリングについて以下の内容を分かりやすく解説しています。
- ファクタリングはどのような仕組みなのか
- ITフリーランスはどのように利用できるのか
- メリット・デメリットは何なのか
- 利用する前に注意したいポイントは何なのか
今すぐ利用する必要はありません。
まずは「こういう資金繰りの方法もある」と知っておくだけでも、いざというときの選択肢になります。
こちらのページで、ファクタリングの仕組みからメリット・デメリット、利用時の注意点まで、ITフリーランス向けに分かりやすく解説しています。
▶ 入金を待つ以外の方法も知っておきたい方へ
ITフリーランスの資金繰り対策｜ファクタリングを分かりやすく解説！
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